Arsip

Assalamualaikum Gan..ane mo berbagi pengalaman tentang pentingnya Penataan Arsip moga2 aja ga :repost just share aja seh..:malu:malu

Ne gan tujuan penataan kurang lebihnya adalah untuk memperoleh keseragaman dan penyederhanaan dalam Tata Persuratan dan Kearsipan agar dapat dilaksanakan secara menyeluruh dalam administrasi perusahaan gan :travel
[SPOILER=Maksud dan tujuannye gan..]Tujuannya adalah :
1.    Meningkatkan tertib administrasi serta mendukung terjalinnya sistem informasi dan manajemen di bagian administrasi.
2.    Meningkatkan peran dan fungsi arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengendalian / pengawasan.
3.    Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas-tugas perusahaan.
4. Ini merupakan langkah awal untuk memanfaatkan teknologi modern yang mengacu pada komputerisasi dan micro film  di bidang pengolahan data dan penyajian informasi. Agar teknologi ini dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin, perlu didukung  dengan pengelolaan arsip secara baik sehingga data terorganisir dan tersedia secara baik pula. Dengan demikian akan mempermudah pemrograman dalam komputer dan perekaman dalam micro film.[/SPOILER]
[SPOILER=Istilahnye ne Gan..][QUOTE]Ne istilah dalam kearsipan gan..:bingung mudah2 agan ga capek bacanye..

1.    Arsip ialah :

a.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah;

b.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2.    Arsip aktif ialah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

3.    Arsip dinamis ialah semua naskah yang dipergunakan secara langsung oleh suatu organisasi dalam rangka penyelenggaraan administrasi, atau arsip yang masih aktual dan berlaku bagi penyelenggaraan kerja.

4.    Arsip inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

5.    Arsip statis ialah naskah suatu organisasi yang tidak dipergunakan lagi bagi penyelenggaraan pekerjaan, tetapi tetap disimpan dan dipelihara karena memiliki nilai guna yang tinggi atau nilai yang berkelanjutan.


6.    Arsip vital ialah arsip dinamis dalam media apapun yang esensinya terkait langsung dengan kelangsungan hidup dan eksistensi / keberadaan suatu organisasi dan jika arsip tersebut hilang tidak dapat diganti atau diciptakan arsip pengganti.

7.    Berkas ialah himpunan arsip yang disusun secara sistematis berdasarkan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan.

8.    Daftar Pertelaan Arsip ialah suatu daftar yang memuat jenis / series arsip, jumlah, kurun waktu arsip, yang dipakai sebagai sarana baik pada masa pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.

9.    Dokumen perusahaan ialah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar.

10.    Indeks ialah tanda pengenal arsip yang berfungsi sebagai alat bantu untuk menyimpan, menata dan memudahkan dalam menemukan kembali.

11.    Indeks relatif ialah daftar klasifikasi arsip yang disusun menurut abjad.

12.    Jadual Retensi Arsip ( JRA ) ialah suatu daftar sebagai pedoman penyusutan yang sekurang-kurangnya memuat jenis arsip, masa simpan (retensi arsip) baik aktif maupun in aktif, serta keterangan tentang nasib akhir arsip.

13.    Jenis / series arsip ialah sekelompok arsip yang memiliki kesamaan masalah, kegiatan jenis yang disimpan, diberi jangka simpan, disusutkan secara bersamaan.

14.    Klasifikasi arsip ialah pengelompokkan arsip menurut urusan / masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan.

15.    Kode arsip ialah tanda pengenal urusan atau masalah dari klasifikasi arsip.

16.    Legalisasi ialah tindakan pengesahan isi arsip yang telah diduplikasi atau dialihmediakan yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi arsip yang terkandung di dalamnya sesuai dengan naskah aslinya.

17.    Master indeks ialah daftar yang berisikan indeks yang disimpan di dalam alat penyimpanan arsip aktif.

18.    Musnah ialah nasib akhir arsip yang karena ketiadaan nilai guna atau habis masa retensinya harus dimusnahkan.

19.    Nilai guna arsip ialah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan organisasi / perusahaan.

20.    Pemilahan / seleksi arsip ialah suatu kegiatan untuk memisahkan antara arsip dan non arsip.

21.    Pemindahan arsip ialah proses mengirimkan arsip yang telah menurun nilai gunanya atau habis masa simpan aktifnya ke tempat penyimpanan arsip in aktif.

22.    Memusnahkan arsip ialah proses menghilangkan informasi arsip dengan menghancurkan fisik arsip.


23.    Penataan berkas ialah kegiatan mengatur dan menyusun berkas dalam suatu tatanan yang sistematis berdasarkan suatu sistem pemberkasan tertentu ( sistem angka, abjad atau masalah ) sesuai dengan tipe dan kegunaan berkas.

24.    Penyerahan arsip ialah proses pemindahan tanggung jawab pengelolaan, pemeliharaan, dan penyimpanan serta pelayanan arsip statis dari PT. Jasa Marga ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

25.    Penyusutan arsip ialah proses pengurangan arsip dengan cara :
a.    Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
b.    Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
c.    Menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional RI

26.    Permanen ialah nasib akhir arsip yang karena memiliki nilai guna bagi penelitian masa depan dan pertanggungjawaban nasional harus diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

27.    Retensi arsip ialah masa simpan arsip yang dipakai sebagai dasar penyusutan arsip.

28.    Unit Pengolah ialah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi untuk keperluan pelaksanaan kegiatan kerjanya unit tersebut juga menyelenggarakan arsip aktif sebagai berkas kerja.

29.    Unit Kearsipan ialah kesatuan unit kerja yang mengelola arsip dinamis.

30.    Tanda keluar arsip ialah tanda atau alat yang berfungsi sebagai pengganti arsip yang sedang dipinjam atau keluar dari tempat penyimpanannya.

31.    Tata Usaha Unit Pengolah ialah unsur unit pengolah mengelola arsip dinamis aktif (di samping tugas ketatausahaan lainnya).
[URL="sumber"]anri[/URL][/QUOTE][/SPOILER]

Pengalaman ane untuk penataan arsip bank swasta maupun pemerintahan membutuhkan waktu kurang lebih 6 bulan gan.. :matabelo :matabelo padahal bank merupakan salah satu instansi yang masuk kategori memiliki arsip yg sudah teratur..
[SPOILER=proses penataan][QUOTE][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813111904.JPG[/img][img]proses penataan[/img][/QUOTE][/SPOILER]

[SPOILER=proses penataan][QUOTE][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813112445.JPG[/img][/QUOTE][/SPOILER]

[SPOILER=proses penataan][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813113324.JPG[/img][/SPOILER]

[SPOILER=proses penataan][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813113640.JPG[/img][/SPOILER]

[SPOILER=Hasilnye gan..][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813113640.JPG[/img][/SPOILER]

[SPOILER=Hasilnye gan..][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813113940.JPG[/img][/SPOILER]

[SPOILER=Gampang di cari][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813114045.JPG[/img][/SPOILER]

Ntu waktu ane ngerjain salah satu bank pemerintah d pulau Kalimantan gan..:kiss

Klo waktu ane menata arsip hasil kerja Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi NAD Nias (BRR NAD Nias) ane butuh waktu 3 taon dan 150 orang gan..ntu aje belom kelar semuanye dikarenakan kurangnye tempat penyimpanan arsipnye gan..:matabelo
 Padahal ane dah dibikinin gedung 6 lantai ama BRR tetep aje ga cukup gan..:bingung
Sorry gan buat info aja neh BRR NAD Nias adalah Instansi yang ngurusin Aceh dan Pulau Nias pasca Tsunami gan..mereka bikin seluruh infrastruktur di Aceh dan Pulau Nias mulai dari rumah, jalan, sekolah, tempat ibadah, rumah sakit dll..:matabelo
Agan bayangin menata arsip yang jumlahnye ratusan truk kurang lebih 13.000 meter linier nyang kalo ntu arsip di jejerin panjangnye 13 km..:cd

[SPOILER=ngankut arsip pake truk][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813115508.jpg[/img]
[/SPOILER]

[SPOILER=Pake truk][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813115608.jpg[/img]
[/SPOILER]

[SPOILER=][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813125839.jpg[/img][/SPOILER]

[SPOILER=pake pick up juga gan..][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813125839.jpg[/img][/SPOILER]

[SPOILER=pake box ada juga gan..][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813010038.jpg[/img][/SPOILER]

[SPOILER=ne gedung tempat nyimpennye gan..][img]http://cdn.kaskus.com/images/2013/08/13/5081889_20130813010252.jpg[/img][/SPOILER]

Semua itu membutuhkan biaya tinggi gan kira2 20 Milyar lebih :cool

Klo lagi ga di butuhin, arsip d anggap sampah tapi pas lagi dibutuhin repot 1/2 mate nyarinye..
Oleh karena itu buat agan2 yg kerja dimanapun rawat lah baik2 arsipnya..arsip adalah bukti sejarah kalo kata orang2 Arsip Nasional.. Arsip adalah Simpul Pemersatu Bangsa...

Sekian share dari ane mudah2 ada manfaatnye..:malu


Jangan lupa komengnye y gan, buat pembelajaran ane juga.. :toast